Come acquistare su MePa.

Una breve guida che risponde alle domande più comuni in merito alle procedure che la pubblica amministrazione e le scuole in particolare devono applicare per acquistare tramite il mercato elettronico della pubblica amministrazione ovvero il Mepa. Il sistema impone una serie di regole. Vediamo come applicarle al meglio.

Partiamo dall’inizio

È sempre obbligatorio acquistare sul Mepa?

No. La norma prevede la possibilità di acquistare direttamente dal fornitore che offre una prestazione al prezzo maggiormente competitivo purché l’importo sia inferiore o pari a 5000 euro.

Di contro per acquisti di importo superiore è sempre obbligatorio ricorre al Mepa. Ciò non esclude che sia possibile derogare a tale regola generale in casi del tutto eccezionali e sempre motivando la scelta del fornitore. Ad esempio in caso di comprovato malfunzionamento del sistema esiste un motivo oggettivo che impedisce di seguire la procedura ordinaria e consente di acquistare al di fuori del sistema Mepa. Questo è solo un esempio di come gestire una situazione contingente e del tutto straordinaria. Non può certo diventare un principio di applicazione corrente.

Quali sono i limiti e quali le procedure per acquistare su Mepa ?

Entriamo nel vivo dell’argomento. Ricordiamo sempre che la scelta del fornitore non può mai essere discrezionale. È sempre necessario applicare i  principi di libera concorrenza, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità, e pubblicità. Tali principi impongono all’amministrazione di compiere una serie di adempimenti specifici e di motivare  e documentare tutte le decisioni adottate.

Una motivazione logica posta alla base di un provvedimento è il primo elemento che comprova il rispetto dei principi generali e solleva l’amministrazione da responsabilità.

La qualità della prestazione, il prezzo più competitivo, la vicinanza, i rapporti pregressi e la comprovata professionalità sono alcune delle motivazioni, dettate dalla prassi,  che possono giustificare la scelta del fornitore.

La procedura generale

Leggendo l’art 36 del codice degli appalti, che regola la procedura per acquistare su Mepa, abbiamo un’idea dell’iter da seguire per  i cosiddetti acquisti sotto soglia:

• per i  contratti di importo inferiore a 40.000 euro si procede tramite affidamento diretto anche senza previa consultazione di due o più operatori economici;
• per i contratti di importo compreso tra a 40.000 euro e inferiore a 150.000 euro per i lavori, o ad euro 135.000 per le forniture e i servizi si ricorre all’affidamento diretto previa valutazione di tre preventivi, ove esistenti, per i lavori e, per i servizi e le forniture, di almeno cinque operatori economici individuati sulla base di indagini di mercato o tramite elenchi di operatori economici, nel rispetto di un criterio di rotazione degli inviti.

Pare quindi evidente come sia sempre necessario effettuare una comparazione fra le prestazioni offerte dagli operatori economici.

Come un  cliente che acquista online valuta la convenienza dell’acquisto comparando le offerte così la pubblica amministrazione procede comparando gli articoli che le  imprese offrono a catalogo.

La negoziazione invece prevede che siano i fornitori a formulare un’offerta su espressa richiesta della pubblica amministrazione.

Può succedere che il bene o servizio richiesto non sia a catalogo. Le aziende che operano su Mepa non mettono tutti gli articoli o servizi che offrono a catalogo. Il catalogo è come una vetrina. Va aggiornato costantemente. Se un articolo non è in vetrina non significa che non sia in negozio. 

Come un cliente, l’amministratore che non trova il prodotto in vetrina contatta l’imprenditore. Questi verifica in negozio e formula un’offerta secondo le richieste della pubblica amministrazione. Naturalmente se la richiesta è conforme e viene accolta l’acquisto verrà sempre effettuato tramite Mepa.

Esistono altre procedure al di fuori di queste?

Si. La procedura di “acquisto semplificata” introdotta dal decreto semplificazioni bis che interviene modificando la procedura ordinaria di acquisto su Mepa.

L’art. 51 del D.L.77 del 31 maggio 2021 c.d. “Semplificazioni bis”, poi convertito in legge con la L. n.108 del 29 luglio 2021, ha  introdotto la possibilità di applicare l’affidamento diretto sia per l’esecuzione di lavori che per le forniture ed i servizi rispettando i seguenti valori:

• 150.000 per i lavori
• 139.000 per le forniture e i servizi

Le istituzioni scolastiche hanno quindi la possibilità di adottare  l’affidamento diretto  per l’acquisizione di beni, servizi e forniture per importi pari a 139.00 euro. Il vantaggio della procedura è la celerità. È possibile affidare l’esecuzione della prestazione  ad un operatore economico, senza acquisire numero minimo di preventivi.

È sempre necessario applicare il principio di rotazione  degli inviti e degli affidamenti che non consente alle  stazioni appaltanti di  ripetere l’affidamento diretto in favore dell’operatore uscente per la stessa categoria merceologica o per lo stesso settore a meno che:

• si tratti di affidamenti di importo inferiore ai 5.000 euro, per i quali è possibile derogare al principio di rotazione con motivazione adeguata;
• si motivi adeguatamente e dettagliatamente la deroga, utilizzando ad esempio criteri di elevata professionalità, qualità del servizio, difficoltà a reperire valide soluzioni alternative sul mercato, situazioni fattuali contingenti che possano giustificare la deroga.

La procedura si chiude con l’adozione di una determina a contrarre semplificata che contenga solo gli elementi essenziali:

• oggetto dell’affidamento
• motivazioni giuridiche e di fatto sottese alla scelta dell’operatore
• importo dell’affidamento
• operatore economico affidatario
• possesso dei requisiti generali (art. 80) e tecnico-professionali (art. 83) previsti dalla normativa.

Non sono richiesti ulteriori passaggi procedurali né ulteriori atti o contratti con l’operatore per formalizzare l’acquisizione. Né sono richieste comparazioni tra preventivi, indagini di mercato o predisposizioni di criteri di valutazione dei preventivi.

La pioggia di finanziamenti concessi alle scuole ha consentito, negli ultimi mesi, di realizzare parecchi obiettivi: la riqualificazione degli ambienti scolastici, la realizzazione di nuovi obiettivi didattici, la creazione di ambienti didattici innovativi per le scuole dell’infanzia.

Un’opportunità unica per accelerare il processo di evoluzione della didattica fin dalle scuole dell’infanzia dando sempre maggiore spazio alla tecnologia digitale, alla didattica esperenziale così da preparare le nuove generazioni al futuro.

Un’opportunità che, però,  si rischia di perdere se non si riescono a gestire le scadenze e gli adempimenti procedurali.

L’applicazione della procedura semplificata per le acquisizioni con affidamento diretto permette, quindi, di coordinare al meglio tempi ristretti e adempimenti burocratici così da sfruttare al meglio tutte le opportunità di finanziamento da qui al 30 giugno 2023.

Per qualsiasi chiarimento non esitare a contattarci